Es ist echt alles für Sie drin

Die Grundlage für ein erfolgreiches Agenturmanagement bilden Informationen. Vollständig. Aussagekräftig. In Echtzeit. Und genau dafür ist unsere Agentursoftware gemacht.

Mit dieser modular aufgebauten Agentursoftware steuern Sie zielgerichtet alle Aktivitäten in Ihrer Agentur. Denn die Agentursoftware ConAktiv Agentur ist exakt auf die Bedürfnisse von Kreativ-Unternehmen zugeschnitten und deckt alle branchentypischen Funktionen zur Steuerung der entsprechenden Prozesse ab.

Sie agieren von Anfang an multifunktional

Fast könnte man die Agentursoftware ConAktiv Agentur als digitalen Alleskönner bezeichnen, denn der Funktionsumfang des Pakets wappnet Sie vom Start weg für nahezu alle denkbaren Aufgaben Ihres Tagesgeschäfts.

Neukunden akquirieren. CRM-Aktionen und Kampagnen steuern. Fremd- und Eigenleistungen kalkulieren. Jobs verwalten oder Projekte abwickeln. Stunden erfassen. Termine verwalten. Controlling und Auswertungen. Alles geht. Bis hin zur Buchhaltung (inklusive Anbindung zu diversen FIBU-Programmen).

Aber unsere Agentursoftware bietet Ihnen noch einiges mehr:

  • integrierte Buchhaltung (inkl. Offener Postenverwaltung, Mahnwesen, Zahlungsverkehr über SEPA, Kostenstellen, Kontenrahmen und FIBU-Schnittstellen)
  • vollständig integrierte Textverarbeitung mit komfortablen Möglichkeiten
  • Auswahl beliebiger Abrechnungsvarianten innerhalb der Projekte
  • Arbeitszeitkonto mit individueller Kalenderfunktion (nach Bundesland)
  • integrierte Ressourcenplanung

Sie entscheiden, was zu Ihnen passt

ConAktiv Agentur ist die perfekte Agentursoftware für Unternehmen ab fünf Mitarbeitern – ausbaufähig für beliebig viele Anwender, mandantenfähig, lässt sich einfach und schnell in bestehende Infrastrukturen einbinden und überzeugt durch ein Höchstmaß individueller Anpassungsmöglichkeiten:

  • alle Oberflächen lassen sich individuell nach Ihren Vorgaben anlegen
  • Kontroll- und Prüfmechanismen werden entsprechend Ihrer spezifischen Anforderungen angepasst
  • die Zugriffsrechte vergeben Sie ganz individuell
  • die persönlichen Einstellungen für jeden Ihrer Mitarbeiter legen Sie flexibel fest


Das ohnehin breite Leistungsspektrum des Pakets können Sie von Anfang an oder später durch vielfältige Erweiterungen individuell ausbauen und zielgerichtet an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.

Der Leistungsumfang der Agentursoftware im Detail:

Adressen

Verwalten Sie übersichtlich die Kontakt- und Adressdaten Ihrer Kunden, Lieferanten, Interessenten usw. Alle Kontaktdaten Ihres Unternehmens in einer Datenbank. Für jeden im Zugriff, jederzeit.

Firmen

Das Modul ermöglicht Ihnen, Kontakt- und Adressdaten optimal zu strukturieren.

Kunden

Hier verwalten Sie Debitoreninformationen, Agenturfee, Zahlungs- und Mahnziele und vieles mehr.

Lieferanten

Ansprechpartner und Bankverbindungen Ihrer gesamten Lieferanten sowie Informationen zu Zahlungszielen, Künstlersozialkasse, Mahnzielen usw. für Ihre Kreditoren bearbeiten Sie schnell und übersichtlich.

Aufgaben (internes Nachrichtensystem)

Organisieren Sie Ihre interne Kommunikation. Gesprächsnotizen, Erinnerungen an zu erledigende Aufgaben geben Sie einfach und schnell an die entsprechenden Personen weiter. Der Aufgabenstapel zeigt tagesaktuell alle "To Do's" jedes Mitarbeiters an und verknüpft dazugehörige Informationen – z.B. externe Ansprechpartner, Projekte, Angebote – automatisch mit der zu erledigenden Aufgabe.

E-Mail

Aus diesem in ConAktiv integrierten E-Mail Client versenden und empfangen Sie E-Mails. Diese werden dann automatisch Projekten, Ansprechpartnern usw. zugeordnet. Alternativ werden E-Mails über die Outlookschnittstelle abgeglichen.

Schriftverkehr

Hier erstellen, verwalten und archivieren Sie Briefe, Serienbriefe, Dokumentationen und/oder Verträge in ConAktiv.

Angebote

Erstellen Sie blitzschnell detaillierte Angebote und KV‘s über Agentur- und Fremdleistungen. Dabei greifen Sie automatisch und ganz bequem auf die in den Stammdaten hinterlegten Kundendaten, Leistungsbausteine, Preise, Konditionen und Zahlungsbedingungen zurück. Visualisiert werden Ihre Angebote mit Hilfe der integrierten Textverarbeitung in Ihrem CI.

Browser

Im Browser von ConAktiv kann jeder Benutzer seine eigene individuelle Arbeitsoberfläche konfigurieren. Jeder Anwender kann die Informationen und Funktionen, die er am häufigsten benötigt, auf einer einzigen Bildschirmseite sehen und benutzen.

Termine

Das Time-System für Ihr ganzes Unternehmen – zur Planung Ihrer Ressourcen und für die Terminplanung der Mitarbeiter.

Projekte

Steuern und kontrollieren Sie Ihre Kundenprojekte, Pitches und internen Projekte – von Planung und Kalkulation über die Planung der beteiligten Mitarbeiter bis zur Nachkalkulation. Sie haben jederzeit den Überblick über das gesamte Projekt, über angefallene Kosten/Stunden und über verbuchte Rechnungen und Eingangsrechnungen.

Stundenzettel

Hier erfassen Ihre Mitarbeiter ihre internen und externen Projektarbeitszeiten. Das ermöglicht Ihnen, Stundenkosten und abrechenbare Leistungen beliebig auszuwerten – beispielsweise abhängig von Zeitraum, Mitarbeiter, Kunde, Projekt oder Leistungsart.  

Projektmaterial

Anfallende Kosten wie zum Beispiel selbstgedruckte Proofs oder Booklets werden hier erfasst, aber auch die Anzahl der getexteten Seiten. Damit wird die Abrechnung „nach geschriebenen Seiten“ und die Kontrolle der Kosten ganz einfach. 

Agenturleistungen, Fremdleistungen, Pauschalen, Seitenpreise, vordefinierte Leistungspakete:

In den Modulen "Artikel", "Tätigkeiten" und "Leistungspakete" hinterlegen Sie Ihre individuellen Leistungsbausteine – zur einfachen Projektkalkulation, zur schnellen Angebotserstellung, optional mehrsprachig.

 

Rechnungen

Rechnen Sie Ihre Projekte flexibel ab. Alle Rechnungsvorschlagswerte können Sie manuell anpassen, ebenso Texte frei gestalten. Visualisiert werden Ihre Rechnungen mit Hilfe der integrierten Textverarbeitung in Ihrem CI. Darüber hinaus fließen die Werte in die Module "Projekte" und "Kunden" sowie in die optionalen Erweiterungen "Buchungen" und "Offene Posten". 

Eingangsrechnungen

Hier werden die Rechnungen Ihrer Lieferanten erfasst und den Projekten, Konten und Kostenstellen zugeordnet. Dabei kann eine Eingangsrechnung auf mehrere Projekte, Konten und Kostenstellen aufgeteilt werden. Beim Verbuchen einer Eingangsrechnung entsteht ein Buchungssatz, der an die Finanzbuchhaltung übergeben werden kann.

Gutschriften

Die erstellten Gutschriften an Kunden beziehen sich normalerweise auf gestellte Rechnungen, etwa bei einer Falschberechnung oder einer Rücknahme aus Kulanzgründen.

Offene Posten (inkl. Mahnwesen und SEPA)

Kontrollieren und verwalten Sie alle Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge. Erstellen Sie ganz einfach eine Offene-Posten-Liste für Ihre Kunden oder Ihre Lieferanten.     

Buchungen und Konten (inkl. Schnittstelle zu DATEV u. DIAMANT)

Das ist die zentrale Schaltstelle für alle Ihre Buchungen. Hier definieren Sie Ihren individuellen Sachkontenrahmen und verwalten Debitoren- und Kreditorenkonten oder erfassen manuelle Buchungen. Sie können auch Auswertungen über Kreditoren und Debitoren sowie buchhalterische Auswertungen erstellen, wie beispielsweise eine GuV. Die aus der Buchung von Rechnungen, Gutschriften, Eingangsrechnungen und Zahlungen erzeugten Datensätze können Sie von hier an die Finanzbuchhaltung übergeben. Die Schnittstellen zu DIAMANT und DATEV sind in diesem Modul enthalten.

Banken (Bankverbindung und Ansprechpartner)

Hier legen Sie alle Daten von Bankverbindungen an, die in den Modulen "Adressen", "Kunden", "Lieferanten" und "Mitarbeiter“ benötigt werden.

Mitarbeiter

Das Modul zur Stammdatenverwaltung aller Ihrer Mitarbeiter, wie Privat- und Geschäftsadresse, Teamzugehörigkeit, Position sowie alle Daten für die Arbeitszeitverwaltung.

Smartphonezugriff Login

Mit "ConAktiv Mobile" haben Sie von überall Zugriff auf Adressen, Termine und Aufgaben. Zudem können Sie Stunden und Material erfassen.

Smartphonezugriff Adressliste

Ansicht "Adressliste"

Smartphonezugriff Aufgaben

Ansicht "Aufgaben"

Smartphonezugriff Termine

Ansicht "Termine"

Smartphonezugriff Stundenzettel

Ansicht "Stundenzettel"

Smartphonezugriff Stundenerfassung

Ansicht "Stundenerfassung"

Listeditor

Mit diesem Werkzeug passen Sie die Bildschirmlisten (Listenansichten) sämtlicher ConAktiv Module Ihren individuellen Ansprüchen an. Sie können Spalten selbst definieren und mit Berechnungsformeln belegen, so dass dort genau die Informationen angezeigt werden, die für Sie aussagekräftig sind – z.B. werden alle Projekte, deren Ertrag unter eine gewisse Marge gesunken ist, in rot angezeigt (Ampelfunktion). Sie können darüber hinaus für unterschiedliche Benutzer oder unterschiedliche Einsatzzwecke pro Modul beliebig viele Bildschirmlisten definieren.

Referenzen