Eingangsrechnungen digital bearbeiten
Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen gehört in vielen Unternehmen zu den regelmäßig wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben. Rechnungen treffen per E-Mail ein, müssen geprüft, den richtigen Lieferanten zugeordnet und anschließend weiterverarbeitet werden. Dabei entsteht oft ein hoher manueller Aufwand, der Zeit kostet und Fehler begünstigen kann. Die neuen Funktionen in ConAktiv Mobile unterstützen Anwender dabei, diesen Prozess effizienter zu gestalten und Routinetätigkeiten zu reduzieren.
Der Prozess beginnt bereits beim Eingang der Rechnung. Da die meisten Rechnungen heute per E-Mail versendet werden, werden eingehende Nachrichten automatisch erkannt und dem passenden Lieferanten zugeordnet. Anwender müssen dadurch nicht mehr jede E-Mail manuell prüfen oder Rechnungen selbst den jeweiligen Geschäftspartnern zuweisen. Die Zuordnung erfolgt direkt im Hintergrund und schafft die Grundlage für die weitere Verarbeitung.
Anschließend werden die Rechnungsanhänge automatisch analysiert. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Rechnung als PDF, im ZUGFeRD-Format oder als XML-Datei vorliegt. Die enthaltenen Informationen werden ausgelesen und für die Weiterverarbeitung aufbereitet. Für Anwender bedeutet das, dass viele Daten nicht mehr manuell aus Dokumenten übertragen werden müssen. Das spart Zeit und reduziert gleichzeitig das Risiko von Übertragungsfehlern.
Nach der Analyse stehen die wesentlichen Rechnungsinformationen bereits strukturiert zur Verfügung. Angaben wie Belegdatum, Rechnungsbetrag, Lieferant oder Bankverbindung werden automatisch erfasst und den entsprechenden Feldern zugeordnet. Statt Informationen aus verschiedenen Dokumenten zusammensuchen oder abtippen zu müssen, erhalten Anwender einen vorbereiteten Datensatz, der direkt weiterbearbeitet werden kann. Gerade bei einem hohen Rechnungsaufkommen kann dies die tägliche Arbeit deutlich erleichtern.
Trotz der Automatisierung bleibt die Kontrolle jederzeit beim Anwender. Alle erkannten Daten können vor der Freigabe überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Das ist besonders hilfreich, wenn Rechnungen unvollständige Angaben enthalten oder von den üblichen Abläufen abweichen. Korrekturen lassen sich direkt in ConAktiv Mobile vornehmen, ohne dass zusätzliche Arbeitsschritte erforderlich sind.
Ein weiterer Vorteil besteht in der mobilen Verfügbarkeit des gesamten Prozesses. Rechnungen können unabhängig vom Arbeitsplatz geprüft, freigegeben oder korrigiert werden. Ob im Homeoffice, unterwegs oder bei Kundenterminen: Anwender haben jederzeit Zugriff auf die relevanten Informationen und können notwendige Entscheidungen ohne Verzögerung treffen. Dadurch lassen sich Freigabeprozesse beschleunigen und Bearbeitungszeiten verkürzen.
Im Arbeitsalltag führt dies vor allem dazu, dass weniger Zeit für administrative Routinetätigkeiten aufgewendet werden muss. Die automatische Erfassung und Zuordnung von Rechnungsdaten sorgt für mehr Übersicht und eine höhere Datenqualität. Gleichzeitig bleiben die Anwender flexibel und können jederzeit in den Prozess eingreifen. Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen wird damit stärker digital unterstützt, sodass der Fokus weniger auf der Datenerfassung und stärker auf der Prüfung und Freigabe der Rechnungen liegt.
So wird die Rechnungsverarbeitung von einer zeitintensiven Pflichtaufgabe zu einem bequemen, digitalen Workflow. Sie wollen es ganz genau wissen, hier geht es zum Video!