Was passiert eigentlich zwischen Auftrag und Rechnung?
Ein Kunde fragt an. Ein Angebot wird erstellt. Der Auftrag kommt.
Eigentlich könnte es jetzt losgehen. Und das tut es meistens auch. Aber bevor am Ende die Rechnung auf dem Tisch liegt, passiert noch eine ganze Menge.
Kundendaten müssen stimmen, ein Projekt wird angelegt, Mitarbeiter werden eingeplant und Zeiten erfasst. Dazu kommen Termine, Leistungen, Budgets und vielleicht noch die eine oder andere Änderung, die während des Projekts dazukommt.
Und irgendwann stellt sich die Frage: Wie steht das Projekt eigentlich gerade da?
Vom Auftrag bis zum Projekt
Gerade wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen, kann es schnell unübersichtlich werden.
- Welche Stunden sind schon angefallen?
- Wie viel vom Budget ist noch übrig?
- Wurden alle Leistungen erfasst?
- Und wer arbeitet eigentlich gerade an welchem Projekt?
Wenn solche Informationen in verschiedenen Programmen, Excel-Listen oder E-Mail-Postfächern liegen, kostet allein das Zusammensuchen Zeit.
Und die Rechnung?
Ist das Projekt fertig, soll die Rechnung natürlich möglichst schnell erstellt werden.
Dafür müssen aber erst einmal alle Informationen zusammenpassen: Welche Leistungen wurden erbracht? Welche Stunden sind angefallen? Gibt es Zusatzleistungen? Wurde vielleicht schon etwas abgerechnet?
Eigentlich beginnt die Rechnung also schon viel früher – mit dem, was während des Projekts erfasst und dokumentiert wird.
Alles läuft zusammen
Genau dabei kann die Software ConAktiv helfen. Kunden, Angebote, Aufträge, Projekte, Zeiten, Leistungen, Controlling und Abrechnung lassen sich miteinander verbinden.
Eine erfasste Arbeitszeit gehört zu einem Mitarbeiter, einem Kunden und einem Projekt und kann später zum Beispiel für die Auswertung oder Abrechnung genutzt werden.
Das spart vor allem eines: unnötige Arbeit.
Weniger Daten doppelt eingeben. Weniger Informationen zusammensuchen. Weniger Rückfragen wie „Wo finde ich das noch mal?“.
Ein komplexes Projekt wird überschaubar
Ob Agentur, IT-Unternehmen, Beratung oder Ingenieurbüro – rund um ein Projekt laufen viele Dinge gleichzeitig.
Anfrage → Angebot → Auftrag → Projekt → Zeiterfassung → Controlling → Abrechnung
Wenn diese Abläufe miteinander verbunden sind, wird der Arbeitsalltag ein gutes Stück einfacher.
Und genau darum geht es bei ConAktiv: Kunden und Projekte nicht isoliert zu verwalten, sondern die Abläufe dazwischen sinnvoll miteinander zu verbinden.